نکاتی که قبل از ثبت شرکت باید بدانیم
چه زمانی شرکت ثبت کنیم؟
بهتر است در تأسیس و ثبت شرکت تجاری عجله نکنیم، زیرا تأسیس شرکت معمولاً کار ساده‌ای است ولی به محض تأسیس با تکالیف قانونی مواجه می‌شویم که ممکن است تا پیش از آن در قالب «شخص حقیقی» با آن روبه رو نبوده‌ایم؛ مانند ثبت نام در نظام ارزش افزوده و تکالیف مرتبط با آن و یا ضرورت ارسال فهرست معاملات شرکت هر سه ماه یک‌بار (معاملات فصلی)؛ مضافاً بر اینکه غالب مشارکت‌ها احتمال شکست در آغاز راه را دارند و طبیعی است که منحل کردن شرکت تجاری گاه دشوار و زمان‌بر است.
زمان مناسب برای تأسیس شرکت
درکسب وکارهای‌کوچک، شرکت تجاری ترجیحاً باید زمانی تأسیس و ثبت شود که اولاً آن شرکت محصولی جهت فروش یا ارائه خدمات داشته باشد؛ ثانیاً به حدی از بلوغ رسیده باشد که بتواند به تکالیف خود در قانون برای اشخاص حقوقی (نظیر تکالیف مالیاتی) عمل نماید.
اخذ مجوز و یا ثبت علامت تجاری، اصولاً نیاز به ثبت شرکت ندارد و اشخاص حقیقی هم میتوانند بدون ثبت شرکت، نسبت به ثبت علامت تجاری یا ثبت دامنه اینترنتی به نام خود اقدام کنند به ویژه اینکه صرف ثبت علامت تجاری، موجب تشکیل پرونده مالیاتی برای دارنده علامت نمیشود و بار مالیاتی برای وی ندارد.
مهم‌ترین مزیت ثبت شرکت
مهم‌ترین مزیت ثبت شرکت تجاری، ایجاد شخصیت حقوقی مستقل از شرکا است؛ به این معنا که شرکت به عنوان یک شخصیت حقوقی می‌تواند طرف قرارداد قرار گیرد، حساب بانکی افتتاح کرده و دسته چک داشته باشد، در مناقصه و مزایده شرکت کند، نام و نشان و اقامتگاه مستقل از شرکا داشته باشد؛ از همه مهم‌تر شرکت دارای دارایی مستقل از شرکا است؛ بنابراین اولاً بدهی شرکت اصولاً ارتباطی به شرکای شرکت نداشته و اموال و دارایی شرکا مصون از توقیف در برابر طلبکاران شرکت است؛ به عبارت دیگر در حالی‌که در کسب و کار شخصی (بدون تأسیس شرکت تجاری) تقریباً تمام اموال تاجر در معرض خطر توقیف قرار دارد پس از تأسیس شرکت و انجام امور تجاری از رهگذر شرکت، فقط اموال اختصاص یافته به آن شرکت در معرض خطر توقیف از سوی طلبکاران شرکت قرار دارد و طلبکاران، که طرف قرارداد آن‌ها شرکت بوده است صرفاً میتوانند علیه شرکت طرح دعوی نمایند (رأی وحدت رویه 1360-19/5/1400 دیوان عدالت اداری) و اموال شرکت را توقیف کنند و حتی حق توقیف سهامِ سهامداران شرکت را ندارند زیرا سهام در مالکیت سهامدار است و طلبکاران شرکت تنها اموالی را میتوانند توقیف کنند که متعلق و در مالکیت همین شرکت باشد؛ ثانیاً اگر شخصی از یکی از شرکا، طلب شخصی داشته باشد نمی‌تواند اموال شرکت را توقیف کند چون سهامدار، مالکیت مستقیمی نسبت به اموال شرکت تجاری ندارد؛ ثالثاً برخی از اموال قابلیت ثبت به صورت مشترک و مشاع را ندارند؛ به عنوان مثال، دامنه یک سایت به لحاظ فنی تنها به نام یک شخص قابل ثبت است، به همین دلیل اگر شرکت تجاری ثبت نشده باشد الزاماً دامنه تنها می‌تواند به نام یکی از شرکا ثبت شود که طبیعتاً برای سایر شرکا متضمن ریسک است، زیرا مالکیت دامنه در اختیار وی بوده و ممکن است آن را به شخص دیگری واگذار نماید و پیگیری این موضوع در مراجع رسمی کار دشواری است؛ زیرا مراجع اخیر، اصولاً همان شخصی که دامنه به نام وی ثبت شده است را اصولاً مالک تلقی می‌‌کنند اما با تأسیس شرکت می‌توان تمام اموال مشترک را به این شرکت منتقل نموده و با سازوکارهای شرکتی آن‌ها را اداره نمود؛ بحث اخیر در خصوص مجوز فعالیت هم صادق است که تا پیش از ثبت شرکت، عموماً به نام یکی از شرکا است؛ هم‌چنین در صورت تأسیس شرکت تجاری، فوت یکی از شرکا اصولاً تأثیری بر دوام شرکت نداشته و اخلالی در فرایند اداره آن ایجاد نمی‌کند؛ همین مزایا سبب شده است که در بازار، فعالیت در قالب شرکت تجاری از اعتبار بیشتری برخوردار شده و اساساً شرط اعطای برخی تسهیلات یا شرکت در مناقصات صرفاً به اشخاص حقوقی اختصاص یابد؛ بنابراین می‌توان به طور خلاصه گفت که مصون بودن اموال شرکا از توقیف، اداره راحت‌تر و دوام بیشتر شراکت، کسب اعتبار بیشتر و امکان شرکت در مناقصات دولتی یا تحصیل برخی امتیازات (نظیر دانش‌بنیان شدن که مقدمه آن ثبت شرکت است) و تسهیلات بانکی از جمله مزایای تأسیس و ثبت شرکت تجاری است.
لزوم انعقاد مشارکت‌نامه بین مؤسسین
تا پیش از تأسیس و ثبت شرکت بهتر است، مؤسسین یک کسب وکار (Co-founders) قرارداد مکتوب مشارکت (SHA) میان خود منعقد کنند؛ قرارداد اخیر می‌تواند متضمن موارد زیر باشد:
مفاد مشارکت‌نامه راه‌اندازی کسب و کار میان مؤسسین و ثبت شرکت
- مقدمه: در خصوص فلسفه حضور هر یک از طرفین در این مشارکت یا هدف نهایی از انعقاد آن.
- طرفین قرارداد: ذکر اطلاعات کامل طرفین مشارکت.
- موضوع قرارداد: ذکر موضوع مشارکت و قلمرو و محدوده آن.
- سرمایه و آورده: هریک از طرفین مشارکت چه اموالی را در این مشارکت آورده‌اند یا سرمایه چگونه تأمین خواهد شد.
- ارزیابی و تقویم آورده‌ها: در صورتی‌که آورده شرکا وجه نقد نباشد (مانند ساختمان، تجهیزات، ورقه اختراع، علامت تجاری و ...) اموال اخیر چگونه و به چه میزانی ارزش‌گذاری می‌شود.
- مالکیت: هریک از شرکا چقدر مالکیت و سهام دارند.
- تعهدات طرفین: شرح وظایف اعضای مشارکت ذکر می‌شود.
- نحوه تقسیم سود و زیان: هر یک از شرکا به چه میزان در سود و زیان احتمالی شریک هستند؛ در فرض سکوت، میزان سود تابع میزان مالکیت هر یک از شرکا است.
- مدیریت و نحوه تصمیم‌گیری: نحوه تصمیم‌گیری و رأی‌گیری در موضوعات مختلف مشخص می‌شود.
- نحوه تنظیم و ثبت صورتجلسات: اعضای مشارکت در زمان و مکان معینی به صورت دوره‌ای جلسه تشکیل خواهند داد و در این بند نحوه ثبت و نگهداری صورتجلسات معین می‌شود.
- تزریق سرمایه جدید: درصورت نیاز مشارکت به تزریق سرمایه مجدد، نحوه افزایش سرمایه و نتیجه عدم مشارکت برخی از اعضاء مشخص می‌شود.
- بازمهندسی سهام: امکان تغییر میزان سهام‌ها و نحوه تعدیل آن‌ها بر اساس شاخص‌های تعریف شده، معین می‌شود.
- انتقال حقوق و تکالیف: آیا شرکا میتوانند حقوق و تعهدات خود را به دیگری واگذار کنند؟ در این بند به شرایط ورود و خروج شرکا پرداخته خواهد شد.
- شرط محرمانگی: در این بند به تعهد اعضا به عدم افشای اطلاعات محرمانه مشارکت تصریح می‌شود.
- شرط عدم رقابت: در این بند به عدم حق شرکاء در راه اندازی کسب و کار موازی که موجب لطمه به مشارکت شود تصریح می‌شود.
- شرایط ثبت شرکت تجاری: در صورتی‌که اعضای شرکت قصد تأسیس شرکت تجاری در آینده را دارند و می‌خواهند کسب و کار حقیقی خویش را به کسب و کار حقوقی تبدیل کنند، در این بند شرایط تأسیس شرکت تجاری را پیش‌بینی و تعیین خواهند کرد.
- انحلال و آثار پس از اختتام: در چه صورتی شرکت منحل خواهد شد و در صورت انحلال، حقوق و تعهدات اعضاء نسبت به اموال موجود، بدهی‌ها و سایر موارد چه خواهد بود؟
- ضمانت اجرا: اگر هر یک از اعضاء، تعهدات ناشی از قرارداد مشارکت را نقض کند چه برخوردی با وی خواهد شد
- مدیریت ادعا: در خصوص ادعای نقض قرارداد شرایط و زمانی مشخص می‌شود تا پس از گذشت مدت طولانی، ادعای کهنه‌ای مطرح نشود.
- حل و فصل اختلافات: بهتر است در قرارداد برای حل اختلافات، داوری با ذکر نام، معین شود.
- اقامتگاه و مکاتبات: در این بند نشانی و نحوه مکاتبات مشخص خواهد شد.
- ضمایم و پیوست‌ها: اسناد و اوراق هویتی مانند کارت ملی یا مالکیت (مانند ورقه اختراع) یا طرح توجیهی و تجاری را به امضای اعضای مشارکت رسانده و پیوست قرارداد کنید.
- تعداد نسخه‌ها: در این بند تاریخ قرارداد، تعداد مواد، صفحه و نسخه‌های قرارداد ذکر می‌شود.
بنابراین پس از اعمال معیار اول، یعنی محدود بودن مسئولیت شرکا، 5 گزینه برای انتخاب باقی می‌ماند.
مناسب‌ترین قالب حقوقی برای ثبت شرکت
اینکهکدام یک از انواع مؤسسات یا شرکتهای تجاری برای کسب و کار مناسب‌تر است، پاسخ واحدی ندارد و با توجه به نوع و حجم فعالیت و میزان ارتباط شرکت با اشخاص ثالث و اهداف شرکا از تأسیس شرکت متفاوت است ولی برای به‌دست آوردن یک معیار کلی و سپس انتخاب بهترین قالب برای کسب وکار، نکاتی در ادامه مطرح شده است.
معیار اول (محدود بودن مسئولیت شرکا):
اشخاص حقوقی از حیث مسئولیت شرکا به دو دسته کلی با مسئولیت محدود و با مسئولیت نامحدود تقسیم می‌شوند که بالای 99 درصد مؤسسات و شرکتهای ثبت شده در اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری، در دسته اول (با مسئولیت محدود) قرار دارند؛ همان‌طور که مطرح شد، یکی از مزایای تأسیس شرکت، مصون ماندن اموال شریک از توقیف در برابر طلبکاران شرکت است؛ همین مزیت سبب شده است که معمولاً اشخاص مبادرت به تأسیس شرکتی کنند که در برابر دیون آن مسئول نباشند؛ بر همین اساس ما باید از میان مؤسسه غیرتجاری و چهار شرکتِ با مسئولیت محدود، سهامی خاص، سهامی عام و تعاونی دست به انتخاب بزنیم و سایر شرکتهای تجاری را رها نماییم.
معیار دوم (سهولت تأسیس):
از میان 5 گزینه مطروحه، به ترتیب تأسیس مؤسسه غیرتجاری، شرکت با مسئولیت محدود و شرکت سهامی خاص از همه راحت‌تر بوده و تشریفات کمتری را دارد؛ در مقابل تأسیس شرکت تعاونی مستلزم اخذ اجازه از اداره تعاون و وجود حداقل 7 شریک است و تأسیس شرکت سهامی عام نیز مستلزم اخذ اجازه از سازمان بورس و طی تشریفات پذیره‌نویسی است؛ به همین دلیل دو قالب اخیر برای راه‌اندازی یک کسب وکار تجاری (به ویژه استارت‌آپی) با استقبال چندانی مواجه نشده است؛ اگرچه ممکن است مؤسسین در برنامه بلند مدت خویش، قصد ورود به بورس را داشته باشند که در این‌صورت میتوانند ابتدا شرکت سهامی خاص ثبت نموده و سپس با رعایت شرایط مندرج در مواد 278 تا 283 لایحه اصلاحی قانون تجارت، شرکت ثبت شده را به شرکت سهامی عام تبدیل نمایند؛ بنابراین پس از اعمال معیار دوم، یعنی سهولت تأسیس، سه گزینه برای انتخاب باقی می‌ماند.
معیار سوم (سهولت اداره):
با توجه به اینکه مؤسسه غیرتجاری و شرکت بامسئولیت محدود الزامات قانونی کمتری نسبت به شرکت سهامی خاص دارند، اداره این دو نهاد، بیشتر تابع اراده مؤسسین و شرکا بوده و بر همین اساس به‌نحو سهل‌تری قابل اداره کردن هستند؛ در مقابل شرکت سهامی خاص به دلیل همین الزامات قانونی که عمدتاً در جهت تضمین حقوق اشخاص ثالث است، نزد اشخاص ثالث و فعالان بازار، از اعتبار بیشتری برخوردار است؛ بنابراین اگر بخواهیم صرفاً سهولت اداره را ملاک قرار دهیم باید شرکت سهامی خاص را نیز کنار بگذاریم منتها در قسمت جمع‌بندی به‌نحو دقیق‌تری به این امر پرداخته شده است.
معیار چهارم (اعتبار شرکت):
همان‌طور که گذشت شرکت سهامی خاص به دلیل وجود الزامات قانونی از اعتبار بیشتری نسبت به شرکت با مسئولیت محدود برخوردار است و در اعتبارسنجی امتیاز بیشتری به این شرکت داده می‌شود؛ هم‌چنین از آن‌جایی که در این شرکت، سرمایه به قطعات سهام تقسیم می‌شود معمولاً برای جذب سرمایه‌گذار و گرفتن شریک جدید، شرکت مناسب‌تری محسوب می‌شود؛ مضافاً بر اینکه این نوع شرکت، قابلیت تغییر به سایر انواع شرکت‌ها را طبق ماده 5 لایحه اصلاحی قانون تجارت داراست؛ در حالی‌که در رویه عملی فعلی اداره ثبت شرکت‌ها، امکان تبدیل شرکت با مسئولیت محدود به سایر انواع شرکت‌ها از جمله سهامی خاص وجود ندارد.
نتیجه‌گیری و جمع‌بندی ثبت شرکت:
اگر موضوع کسب و کار عملیات تجاری نباشد مانند فعالیت حقوقی، حسابرسی، هنری، آموزشی، فرهنگی و ... ثبت موسسه غیرتجاری اصولاً مناسب‌ترین قالب محسوب می‌شود زیرا ضمن تناسب نام مؤسسه غیرتجاری با این‌گونه فعالیت‌ها، مؤسسه غیرتجاری کمترین الزامات حقوقی را در مقایسه با شرکتهای پیش‌گفته در بردارد و به سادگی قابل ثبت و اداره کردن است و حتی پاره‌ای مقررات مالیاتی نظیر مالیات بر سرمایه یا نقل و انتقال سهم هم در آن جریان ندارد؛ اما اگر موضوع فعالیت تجاری است و شرکت جنبه خانوادگی داشته یا هدف اصلی از تأسیس شرکت صرفاً ایجاد یک شخصیت حقوقی مستقل از شرکا است، شرکت با مسئولیت محدود قالب مناسبی برای این هدف است و در پایان اگر شرکا قصد توسعه فعالیت خویش را داشته و می‌خواهند در مناقصات شرکت کرده و از بانک تسهیلات بانکی بگیرند یا به دنبال جذب سرمایه‌گذار هستند و یا می‌خواهند پس از ایجاد ارزش افزوده ناشی از فعالیت در قالب شرکت، در آینده، سهام خویش را واگذار نمایند شرکت سهامی خاص قالب مناسب‌تری برای این اهداف است.
برای مطالعه بیشتر در خصوص حقوق شرکتهای تجاری و نکات مربوط به آن مراجعه فرمایید به:
فصل سوم از کتاب "آنچه مشاور حقوقی باید بداند" تألیف "دکتر فرهاد بیات" انتشارات دادبانان دانا