نقش شرکت‌های تجاری در موفقیت کسب و کار را نمی‌توان نادیده گرفت، چرا که اصولا به اشتراک گذاشتن سرمایه و تخصص همواره عاقلانه‌ترین روش پیشرفت در دنیای تجارت به شمار می‌رود. اما یکی از مسائل مهمی که در راه‌اندازی و پیشبرد فعالیت کسب و کارها و شرکت‌ها نادیده گرفته می‌شود، مسائل حقوقی و دانستنی‌های ثبتی لازم پیش و در حین ثبت شرکت ها است. این امر علاوه بر اینکه می‌تواند روند کار را کند‌تر کند، موجب مشکلات و موانعی برای ادامه فعالیت شرکت نیز می‌شود. به عنوان مثال کسب و کارهایی بوده‌اند که به دلیل طولانی شدن مراحل ثبت شرکت و بلوکه شدن سرمایه در حساب بانکی یا به خاطر عدم رعایت شرایط جزئی قانونی و ثبتی تشکیل مجامع، فرآیند ثبت تغییرات شرکت و در نتیجه معاملات آن‌ها به تعویق افتاده و با ضرر قابل توجهی مواجه شده‌اند.

بنابراین برای شروع فعالیت در قالب شرکت‌های تجاری و ثبت و تغییرات شرکت ها در رویه عملی باید به دو نکته توجه داشت:

۱- پراکندگی قوانین و مقررات حوزه تجارت و عدم وجود نظم حقوقی مشخص، موجب شده شرکت‌ها و کسب و کارها و حتی اقتصاد کلان کشور به دلیل مسائل جزئی ثبتی و حقوقی، متحمل ضرر و زیان‌های زیادی شوند. بنابراین پیش از شروع فعالیت، افزایش دانش حقوقی و ثبتی در این زمینه ضروری است.

۲- کسب‌ و کار باید محصول یا خدماتی برای فروش و ارائه داشته باشد و از مراحل ایده‌پردازی گذشته باشد. همچنین بتواند به تکالیف قانونی خود عمل کند و به ثبات نسبی رسیده و اهداف و شرکاء آن مشخص باشند.

کتاب ثبت شرکت ‌ها در رویه عملی به قلم حسین خواجه محمودآباد و سحر حسینیان سرشت، مجموعه‌ای کاربردی، منسجم، مختصر و در عین حال جامع است که می‌تواند مرجعی برای فرآیندهای ثبتی تمامی شرکت‌های تجاری شود.

تاسیس شرکت

شرکت‌های تجاری با توجه به شرایط و ضوابطی به ثبت می‌رسند که این شرایط برای هر یک از انواع شرکت‌ها، متفاوت از دیگری‌ است. ولی برخی موارد از اصول کلی همه شرکت‌ها هستند که رعایت آن‌ها پیش از ثبت شرکتها و در حین آن، ضروری‌ است که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

۱- انتخاب نوع شرکت، میزان سرمایه و تعداد شرکا

۲- تعیین نشانی

۳- تعیین حقوق و تعهدات سهامداران

۴- تدوین اساسنامه

۵- انتخاب نام مناسب برای شرکت

۶- انتخاب موضوع فعالیت

آموزش ثبت شرکت

تا قبل از سال ۱۳۹۹، ثبت شرکت فقط از طریق «سامانه ثبت شرکت ‌ها و موسسات» امکان‌پذیر بود ولی در حال حاضر، روش دیگری نیز به نام «پنجره واحد فیزیکی کسب و کار» در برخی شهرها وجود دارد. اما در عین حال برخی از مزایای ثبت شرکت از طریق سامانه (مانند آنلاین بودن آن) باعث شده است که این روش همچنان پرکاربرد باشد. گرچه ثبت شرکت با مسئولیت محدود در تهران به عنوان یک استثناء صرفا از طریق خدمات پنجره واحد انجام می‌شود، اما سایر شرکت‌ها را می‌توان از هر دو طریق سامانه اداره ثبت شرکت ‌ها یا خدمات پنجره واحد به ثبت رساند.

فرآیند ثبت شرکت با مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ‌ها شروع می‌شود. آموزش تصویری ثبت شرکت به شما کمک می‌کند که بتوانید تمامی مراحل آن را در سامانه انجام دهید. کتاب ثبت شرکت ‌ها در رویه عملی در بخشی مجزا و به صورت تصویری به آموزش تصویری ثبت شرکت‌ سهامی خاص، با مسئولیت محدود، موسسه غیرتجاری و شرکت تضامنی در سامانه ثبت شرکت ‌ها پرداخته است.

تغییرات شرکت

تمامی شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری پس از ثبت، ممکن است نیاز به اعمال برخی تغییرات داشته باشند. این تغییرات در شرکت ممکن است به دلیل توسعه، محدود کردن فعالیت یا برخی از امور جاری شرکت انجام شود. بیشتر این تغییرات باید طی برگزاری مجمع مربوطه در قالب صورتجلسه تنظیم و به امضای اعضای حاضر در جلسه برسند. پس از آن نیز در اداره ثبت شرکت ‌ها ثبت شوند، در غیر این صورت اعتبار قانونی نخواهند داشت.

ثبت تغییرات به موجب تصمیمات مجامع شرکت ها

از نظر قانونی، ارکان مختلفی در شرکت‌ها پیش‌بینی شده‌اند که هر یک از آن‌ها صلاحیت تصویب تغییرات خاصی در شرکت را دارند. صلاحیت هر یک از این ارکان (مجمع عمومی مؤسس، مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی عادی به‌طور فوق ‌العاده، مجمع عمومی فوق ‌العاده و هیئت مدیره) در قانون تجارت بیان شده است. اما برخی از این موارد می‌تواند در اساسنامه شرکت به نحو دیگری تعیین شود.

تمامی صورتجلسات باید در هر یک از مجامعی که توسط قانون یا اساسنامه تعیین شده است، به تصویب برسند و نصاب قانونی تشکیل جلسات در آن‌ها رعایت شود. در نهایت نیز در اداره ثبت شرکت ‌ها تحت عنوان صورتجلسه تغییرات ثبت شوند. انواع صورتجلسه تغییرات شرکت‌های تجاری از نظر مجمع تصویب‌کننده، عبارت‌اند از:

·       صورتجلسه هیئت مدیره

·       صورتجلسه مجمع عمومی عادی

·       صورتجلسه مجمع عمومی فوق ‌العاده

مراحل ثبت و تغییرات شرکت ها در رویه عملی

برای تشکیل مجامع و تنظیم و ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت، تشریفاتی نیز لازم است که عبارت‌اند از:

۱- رعایت تشریفات دعوت مجامع

با ملاحظه موادی از لایحه اصلاحی قانون تجارت از جمله مواد ۹۱، ۹۲ و ۱۲۰ می‌توان استنباط نمود که اصولا حق و تکلیف دعوت مجامع عمومی اعم از مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق ‌العاده از آن هیئت مدیره است.  ماده ۹۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت در صورت تخلف هیئت مدیره از تکلیف دعوت مجمع عمومی سالیانه، این تکلیف را متوجه بازرس یا بازرسان نموده است. برای رفع هرگونه احتمال ایجاد رکود و اختلال در نظام تصمیم‌گیری شرکت، حق دعوت مجامع طبق ماده ۹۵ لایحه قانون تجارت برای دارندگان لااقل یک پنجم سهام شرکت نیز در نظر گرفته شده است.

یکی دیگر از تشریفات دعوت مجامع، انتشار آگهی دعوت است. طبق ماده ۹۷ لایحه اصلاحی قانون تجارت در کلیه موارد، دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجامع عمومی باید از طریق نشر آگهی در روزنامه کثیر‌الانتشاری که آگهی‌های مربوط به شرکت در آن نشر می‌گردد به عمل آید. البته طبق تبصره ماده ۹۷، در مواقعی که کلیه صاحبان سهام در مجمع حاضر باشند نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست.

۲- انتخاب هیئت رئیسه مجامع عمومی شرکت‌های سهامی

مطابق ماده ۱۰۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت، مجامع عمومی توسط هیئت رئیسه‌ای مرکب از یک رئیس و یک منشی و دو ناظر اداره می‌شود. رئیس هیئت رئیسه و دو ناظر باید از بین سهامداران انتخاب شوند و منشی می‌تواند سهامدار یا غیر سهامدار باشد.

۳- رعایت اصول تنظیم صورتجلسه

تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت بسته به نوع تغییر و مرجع تصمیم‌گیری آن، متفاوت است. اما تقریبا تمامی صورتجلسه‌ها باید شامل اجزاء ذیل باشند:

·       مشخصات شرکت

·       مشخصات جلسه

·       انتخاب هیئت رئیسه (در صورتجلسات مجامع)

·       مصوبات جلسه

·       تعیین نماینده امضای دفاتر

·       فهرست سهامداران حاضر در جلسه

آموزش تصویری ثبت تغییرات شرکت

صورتجلسه، پس از نگارش و تنظیم و امضای تمامی حاضرین جلسه، باید به اداره ثبت شرکت ‌ها ارسال شود. به این منظور باید اطلاعات لازم در سامانه ثبت شرکت ‌ها وارد و متن صورتجلسه بارگذاری ‌شود.

اگر مدارک و اطلاعات، کامل و بدون نقص باشند، آگهی تغییرات شرکت منتشر می‌شود و متقاضی ثبت صورتجلسه باید هزینه روزنامه‌ها را بپردازد تا مراحل ثبت تغییرات شرکت به طور کامل انجام شود. اما در صورتی که ایرادی به آن وارد باشد، باید نسبت به اصلاح آن و ارسال مجدد مدارک اقدام شود.

ثبت تغییرات شرکت، از امور تخصصی محسوب می‌شود که اشتباهاتی هرچند کوچک می‌تواند سبب رد صورتجلسه و صرف هزینه و زمان اضافی شود. در کتاب ثبت شرکت ‌ها در رویه عملی، حقوق شرکت ‌های تجاری راهی فراتر از قوانین و مقررات را پیموده و به رویه اداره ثبت شرکت ‌ها در زمینه ثبت تغییرات شرکت به صورت عملی و به همراه آموزش تصویری پرداخته شده است.

(به نقل از کتاب ثبت شرکت‌ها در رویه عملی؛ انتشارات دادبانان دانا؛ تألیف حسین خواجه محمودآباد و سحر حسینیان سرشت)