دستورالعمل جدید سازمان ثبت برای تبدیل اسناد دفترچهای به حدنگار
در اجرای تأکیدات رئیس قوه قضائیه مبنی بر ضرورت ارائه خدمات سریع، ارزان و دقیق به مردم، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با صدور بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۱۴۲۶۶۴ مورخ 1404/08/03 دستورالعمل تسریع و روانسازی فرآیند تبدیل اسناد مالکیت دفترچهای به اسناد حدنگار (تکبرگ) را به تمامی ادارات کل ثبت استانها ابلاغ کرد.
این دستورالعمل در راستای تحقق سیاستهای کلان قوه قضائیه در زمینه شفافسازی مالکیتها، حذف موازیکاری و کاهش مراجعات حضوری صادر شده است.
هدف از دستورالعمل جدید تبدیل اسناد دفترچهای به حدنگار
سازمان ثبت با صدور این دستورالعمل، در پی ایجاد تحولی اساسی در روند تبدیل اسناد دفترچهای قدیمی به اسناد حدنگار (الکترونیکی و تکبرگ) است.
اسناد حدنگار بهعنوان نسل جدید سند مالکیت، علاوه بر امنیت بالا، قابلیت اتصال به سامانههای ملی نظیر کاداستر و املاک کشور را دارند. این امر ضمن جلوگیری از جعل و سوءاستفاده، موجب کاهش اختلافات ملکی و تسریع در نقل و انتقالات رسمی میشود.
تعیین «میز خدمت» ویژه برای بررسی درخواستها
براساس بخشنامه جدید، ادارات ثبت موظفاند در هر واحد، یک همکار مجرب در میز خدمت تعیین کنند تا در همان مرحله اولیه، وجود یا عدم وجود نقشه رقومی ملک در بانک جامع حدنگار را بررسی کند.
در صورت وجود نقشه، ادامه فرآیند بدون نیاز به تهیه نقشه جدید انجام میشود؛ اقدامی که بهطور مستقیم موجب کاهش هزینه و زمان صدور سند تکبرگ خواهد شد.
زمانبندی مشخص برای هر نوع تبدیل سند
یکی از ویژگیهای مهم دستورالعمل جدید، تعیین زمانهای دقیق و محدود برای انجام فرآیندها است.
بر اساس این بخشنامه:
● در املاکی که نقشه آنها در سامانه حدنگار موجود است، کل فرآیند حداکثر طی ۱۰ روز کاری باید تکمیل شود.
● در املاکی که فاقد نقشه هستند، نقشهبرداری و فرآیند صدور سند ظرف مدت ۲۰ روز کاری باید انجام شود.
● در مورد اسناد آپارتمانی، در صورت وجود نقشه عرصه در سامانه، صدور سند حدنگار ظرف ۳ روز کاری الزامی است.
این زمانبندی مشخص، به معنای تعهد سازمان ثبت به پاسخگویی سریعتر به مردم و کاهش معطلی متقاضیان است.
استفاده از ظرفیت تفاهمنامه سهجانبه برای تسریع نقشهبرداری
برای سرعت بخشیدن به اجرای فرآیند تبدیل اسناد دفترچهای به حدنگار، سازمان ثبت از ظرفیت تفاهمنامه سهجانبه خود با شرکت ملی پست و سازمان نظام مهندسی ساختمان استفاده کرده است.
به موجب این تفاهمنامه، نقشهبرداری املاک توسط مهندسان دارای صلاحیت و با همکاری پست جمهوری اسلامی ایران انجام میشود تا فرآیند دریافت نقشه و تحویل مدارک بدون مراجعه حضوری و با هزینه کمتر انجام گیرد.
رسیدگی سریع به اختلافات و تداخلها
در دستورالعمل جدید تصریح شده است:
در صورت مشاهده تداخل عرصه ملک با نقشههای موجود در بانک حدنگار (مانند اراضی ملی، بستر رودخانهها یا املاک موات)، باید به متقاضی اطلاعرسانی کتبی و شفاف انجام شود.
همچنین در صورت بروز اختلاف با مجاورین، چنانچه صورتجلسه توافق موضوع ماده ۱۴ قانون جامع حدنگار تنظیم شود، سند جدید ظرف سه روز صادر میشود.
در غیر این صورت، پرونده مطابق مقررات ماده ۲۵ قانون ثبت پیگیری خواهد شد. این بخش از دستورالعمل، در واقع ضامن رعایت حقوق مالکین مجاور و جلوگیری از تعارضات ملکی است.
حذف استعلامهای غیرضروری و کاهش هزینههای مردم در تبدیل اسناد دفترچهای به حد نگار
یکی از مهمترین بندهای این دستورالعمل، تأکید بر منع انجام استعلامهای غیرضروری است.
سازمان ثبت تأکید کرده که تمامی واحدهای ثبتی باید از درخواست استعلامهایی که در سامانههای موجود قابل مشاهده است خودداری کنند.
این موضوع نه تنها موجب صرفهجویی در زمان و هزینه مراجعان میشود، بلکه در راستای سیاست کاهش بوروکراسی اداری و شفافیت در خدمات ثبتی است.
آثار و پیامدهای اجرای طرح تبدیل اسناد دفترچهای به حدنگار
اجرای این دستورالعمل دارای آثار حقوقی و اجرایی قابلتوجهی است که میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. افزایش شفافیت مالکیتها و جلوگیری از صدور اسناد معارض
2. تسهیل در نقل و انتقال رسمی املاک از طریق اتصال به سامانه کاداستر
3. جلوگیری از زمینخواری و تصرفات غیرقانونی با تثبیت دقیق حدود املاک
4. افزایش سرعت در پاسخگویی واحدهای ثبت به متقاضیان
5. حفظ حقوق مجاورین و دستگاههای دولتی از طریق کنترل دقیق نقشهها
6. کاهش مراجعات حضوری مردم به ادارات ثبت و کاهش هزینههای نقشهبرداری
به این ترتیب، دستورالعمل جدید نهتنها در راستای تحقق اهداف قانون جامع حدنگار، بلکه در جهت تحول دیجیتال در خدمات ثبتی کشور نیز محسوب میشود.
تأکید بر صدور سند حدنگار برای تمام املاک
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بارها اعلام کرده است که در آیندهای نزدیک، تمامی اسناد دفترچهای قدیمی باید به اسناد حدنگار تبدیل شوند.
با این تحول، اسناد سنتی که بعضاً زمینه جعل، دستکاری یا مفقودی داشتند، جای خود را به اسناد الکترونیکی و ایمن خواهند داد که در سامانه جامع املاک و کاداستر قابل استعلام هستند.
جمعبندی: گامی عملی بهسوی عدالت ثبتی و خدمات هوشمند
دستورالعمل جدید تبدیل اسناد دفترچهای به حدنگار را میتوان یکی از مهمترین اقدامات تحولی سازمان ثبت در سالهای اخیر دانست.
این طرح با تعیین زمانبندی دقیق، استفاده از فناوریهای نوین و حذف مراحل زائد اداری، زمینه را برای عدالت ثبتی، کاهش فساد اداری و تسهیل امور مردم فراهم میکند.
به گفته کارشناسان، اجرای کامل این دستورالعمل، کشور را یک گام بزرگتر به سمت نظام جامع ثبتی هوشمند و یکپارچه نزدیک خواهد کرد.