نکاتی در خصوص ثبت صورتجلسات در اداره ثبت شرکت‌ها

الف) صورتجلساتی که باید به اداره ثبت شرکت‌ها اعلام شود:

نیازی نیست که تمام تصمیمات هیات مدیره یا مجامع به اداره ثبت شرکت‌ها اعلام و یا نشر آگهی شود؛ تنها اعلام موارد زیر به اداره ثبت شرکت‌ها الزامی است:

۱- انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان (بند 1 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت)

۲ - انتخاب مدیرعامل و حدود اختیارات وی (ماده 128 لایحه اصلاحی قانون تجارت)

۳ - تصویب ترازنامه (بند 2 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت و ماده 200 قانون تجارت)

۴- هر نوع تغییر در اساسنامه و سرمایه شرکت (بند 3 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت و ماده 200 قانون تجارت)

۵- انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن (بند 4 ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت و ماده 200 قانون تجارت)

ب) لزوم رعایت مهلت در ارسال صورتجلسه

قانون برای ارسال صورتجلسه مجمع یا هیات مدیره به اداره ثبت شرکت‌ها مهلتی مقرر نکرده است مگر در سه مورد که اختصاص به شرکت سهامی دارد:

۱_ صورتجلسه عملی کردن افزایش سرمایه که مهلت آن یک ماه است (ماده 163)؛

۲_ صورتجلسه انحلال شرکت که مهلت آن 5 روز است (ماده 209)؛

۳_ صورتجلسه‌ ختم تصفیه که مهلت آن یک هفته است (ماده 226).

نتیجه عملی عدم رعایت مواعد فوق، برگشت خوردن صورتجلسه و عدم ثبت آن توسط اداره ثبت شرکت‌ها است.

پ) نحوه تنظیم صورتجلسه انحلال شرکت

اگر انحلال بنا به تصمیم دادگاه باشد دادگاه باید مدیر تصفیه را تعیین نماید و اگر انحلال بنا به تصمیم مجمع عمومی شرکا باشد مدیر تصفیه توسط مجمع انتخاب می شود؛ به لحاظ شکلی لازم است که در صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده در خصوص انحلال شرکت، نام مدیر تصفیه به همراه شماره ملی، مدت مدیریت و نشانی و کدپستی اقامتگاه وی ذکر شود؛ همچنین در رویه عملی لازم است در راستای ماده ۲۱۱ قانون تجارت ذکر شود که مدیر تصفیه به دریافت کلیه اموال و دفاتر و اوراق و اسناد مربوط به شرکت اقرار نمود؛ مضافا بر اینکه مدیر تصفیه باید اقرار نماید که هیچ ممنوعیتی جهت پذیرش سمت خویش نداشته و با امضای ذیل صورتجلسه قبولی خویش را کتباً اعلام نماید.

(به نقل از کتاب صفر تا صد حقوق کسب و کار؛ انتشارات دادبانان؛ تألیف دکتر فرهاد بیات)